Stałe zlecenia transportowe: koszt giełdy, spedycji i bezpośrednich zleceń transportowych

Teksty o tym, jak pozyskać stałe zlecenia transportowe, piszą głównie giełdy transportowe, dostawcy kart paliwowych i systemów telematycznych. Każdy z nich poleca to, co sam sprzedaje, i żaden nie podaje, ile kosztuje zlecenie z każdego źródła. Ten tekst jest dla właściciela firmy przewozowej z kilkoma albo kilkunastoma autami, który chce przestać żyć z dnia na dzień i musi zdecydować, gdzie wydać pieniądze i czas.

Jak pozyskać stałe zlecenia transportowe?

Stałe zlecenia transportowe pozyskuje się na trzy sposoby: przez giełdę transportową, na której część zleceniodawców po kilku udanych przewozach proponuje współpracę na stałe, przez podwykonawstwo u spedycji, która ma własnych nadawców, i przez bezpośredni kontakt z firmami wysyłającymi towar. Tylko ten ostatni daje pełny fracht bez pośrednika, ale wymaga pracy handlowej, której większość przewoźników nie ma kim wykonać.

W praktyce prawie każda firma przewozowa korzysta z dwóch albo trzech źródeł naraz. Pytanie nie brzmi „które wybrać”, tylko „jaką część floty chcesz mieć na zleceniach, na których nikt nie zabiera Ci marży”.

Ile kosztuje każde źródło zleceń

Ceny giełd pochodzą z ich stron: cennika Trans for Carriers na stronie Trans.eu i wpisu TIMOCOM o kosztach giełdy. Obie firmy zaznaczają, że cena zależy od liczby stanowisk, okresu umowy i cyklu płatności, a Trans.eu regularnie prowadzi promocje przy płatności rocznej. Sprawdź aktualny cennik przed podpisaniem umowy.

Ile kosztuje giełda transportowa?

Abonament giełdy transportowej kosztuje od kilku do ponad stu euro netto miesięcznie za firmę, zależnie od zakresu i liczby stanowisk. Dla przewoźnika to najmniejszy koszt w całym rachunku. Większy jest ten, którego nie widać: przy ładunku ogłoszonym na giełdzie odpowiada kilkadziesiąt firm, więc stawka ustala się na poziomie, który jest w stanie przyjąć najtańszy z nich.

Giełda ma jedną przewagę, której nie ma żadne inne źródło: daje ładunek na dziś. Dlatego nawet przewoźnik z portfelem stałych klientów zostaje na niej, żeby domknąć powroty i zapełnić luki. Problem zaczyna się wtedy, gdy giełda jest jedynym źródłem, bo wtedy firma nie ma żadnego wpływu na stawkę.

Ile marży oddajesz spedycji

Spedycja zarabia na różnicy między frachtem, który płaci nadawca, a stawką, którą płaci przewoźnikowi. Wysokość tej różnicy zależy od relacji, sezonu i siły negocjacyjnej obu stron, a spedytorzy jej nie publikują. Do rachunku poniżej przyjmujemy 12% frachtu, i to jest założenie, a nie pomiar rynku.

Przykład: zestaw, który jeździ dla jednej spedycji i generuje fracht 40 000 zł netto miesięcznie po stronie nadawcy. Przy 12% różnicy spedycja zostawia sobie 4 800 zł miesięcznie, czyli 57 600 zł w roku, z jednego auta. Przy pięciu autach na tych samych zasadach to prawie 290 000 zł rocznie. Nie wszystko da się odzyskać, bo spedycja realnie wykonuje pracę: szuka ładunku, organizuje powrót i bierze na siebie ryzyko klienta. Ale nawet jedna trzecia tej kwoty to wynagrodzenie handlowca, który szukałby Ci nadawców.

Porównaj to z kosztem pozyskania nadawcy bezpośredniego. Jeżeli potrzebujesz dziesięciu leadów, żeby podpisać jednego stałego klienta, i płacisz 390 zł za lead, klient kosztuje 3 900 zł jednorazowo. Przy nadawcy, który daje pracę jednemu autu, to mniej niż miesiąc marży, którą dziś oddajesz. Ogólny wzór na to, ile możesz zapłacić za lead, jest w tekście o tym, ile kosztuje lead B2B.

Gdzie szukać zleceń transportowych bezpośrednio od nadawców?

Zleceń bezpośrednich szuka się u firm, które wysyłają towar co tydzień i nie mają własnej floty albo mają za małą na swój wolumen. W praktyce to pięć grup:

• zakłady produkcyjne z wysyłką wyrobu gotowego do odbiorców w kraju i w Unii,
• dystrybutorzy i hurtownie z dostawami do sklepów i klientów regionalnych,
• importerzy, którzy odbierają kontenery z portu i rozwożą towar dalej,
• sklepy internetowe z towarem na paletach, dla których kurier paletowy robi się za drogi,
• przetwórnie spożywcze z ładunkami w temperaturze kontrolowanej.

Decydentem jest zwykle kierownik logistyki, a w mniejszych firmach właściciel. Najlepszy moment na rozmowę to przegląd stawek, który wiele firm robi raz w roku, sezon, w którym obecny przewoźnik nie ma aut, i nowy kierunek wysyłek. Profil branży transportowej jako celu kampanii, z sygnałami zakupowymi, opisuje strona o bazie firm transportowych i załadowców.

Stałe zlecenia transportowe do 3,5 t

Przewoźnik z busami ma inny rachunek niż firma z zestawami. Fracht na jednym kursie jest niższy, więc także koszt pozyskania klienta musi być niższy. Tu najlepiej sprawdzają się nadawcy z częstymi, małymi wysyłkami: hurtownie części, dystrybutorzy materiałów instalacyjnych, sklepy internetowe z towarem wielkogabarytowym, serwisy, które przewożą urządzenia między oddziałami. Jeden taki klient potrafi dać codzienną trasę, co przy busach jest cenniejsze niż pojedynczy dobrze płatny ładunek.

Przy busach ustaw w karcie akceptacji wyższy próg częstotliwości, na przykład co najmniej trzy kursy tygodniowo. Klient z jednym kursem w miesiącu nie zwróci kosztu leada.

Termin płatności: dlaczego stały nadawca poprawia płynność

Spora część zleceń od spedycji ma termin płatności 45 albo 60 dni, często liczony od doręczenia oryginałów dokumentów przewozowych, a nie od rozładunku. Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych ogranicza termin między przedsiębiorcami do 60 dni od doręczenia faktury. Dłuższy termin jest możliwy tylko wtedy, gdy strony wyraźnie go uzgodnią i nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela, a gdy duża firma płaci mikro, małemu albo średniemu przedsiębiorcy, dłuższego terminu ustalić nie wolno.

Z nadawcą bezpośrednim termin negocjujesz sam, a przy stałej współpracy łatwiej o 14 albo 21 dni. Druga rzecz, która skraca czekanie na pieniądze, to wystawienie faktury w dniu rozładunku, a nie po powrocie kierowcy do bazy. Od 2026 roku faktury między firmami idą przez Krajowy System e-Faktur, więc warto mieć program do faktur z KSeF, który dyspozytor obsłuży z telefonu, zanim auto ruszy na kolejny załadunek.

Kiedy giełda i spedycje wystarczą

Są sytuacje, w których szukanie nadawców bezpośrednich nie ma sensu:

• Masz jedno albo dwa auta i sam jeździsz. Nie będzie komu obsłużyć klienta, który zadzwoni w środę z pilnym ładunkiem.
• Jeździsz głównie na kierunkach, na których nadawcy korzystają z przetargów dużych spedycji i operatorów logistycznych. Tam bezpośredni kontakt rzadko cokolwiek zmienia.
• Spedycja, dla której jeździsz, płaci w terminie i daje Ci stałe relacje. Wtedy jej marża jest ceną za spokój, a nie stratą.
• Nie masz płynności, żeby przez pierwsze tygodnie jeździć dla nowego klienta bez pewności, że zostanie.

Od czego zacząć

Policz, ile aut jeździ dziś dla spedycji i ile frachtu przechodzi przez pośrednika w miesiącu. Z tej liczby wyjdzie, ile warto wydać na jednego stałego nadawcę. Potem wybierz jedną albo dwie grupy nadawców w zasięgu Twoich tras i ustal, co musi potwierdzić rozmowa: kierunki, typ ładunku i nadwozia, liczba wysyłek w miesiącu, osoba decydująca i zgoda na przesłanie stawek. Taka lista to karta akceptacji, o której więcej jest na stronie o kwalifikacji leadów.

Jeżeli chcesz, żeby te rozmowy prowadził ktoś za Ciebie, typy nadawców, kartę akceptacji i rachunek zwrotu dla spedycji i przewoźnika opisuje strona pozyskiwanie klientów w spedycji i transporcie, a ceny pakietów są na stronie cennik pakietów leadów. Płacisz tylko za leady, które spełniają Twoją kartę.